Что такое «предпроектное обследование» и почему это залог успешного внедрения 1С

Что такое предпроектное обследование

Определение и цель

Предпроектное обследование — это первый и один из ключевых этапов любого проекта по внедрению 1С. Его основная цель — получить полное, достоверное и структурированное представление о текущем состоянии бизнес-процессов предприятия, определить требования к будущей информационной системе и зафиксировать границы проекта.

Этот этап обеспечивает основу для последующих решений: выбора конфигурации, расчёта бюджета, формирования технического задания, планирования сроков и объёма работ.

Фактически, предпроектное обследование — это диагностика информационных потоков бизнеса до начала «лечения», когда специалист изучает симптомы, историю, внутренние взаимосвязи и только после этого предлагает схему улучшений.

Почему без обследования внедрение превращается в лотерею

Попытка внедрить 1С без анализа текущей ситуации часто приводит к серьёзным проблемам:

• требования формулируются не полностью или противоречиво;
• ключевые пользователи получают не тот функционал, который ожидали;
• стоимость и сроки проекта постоянно растут;
• готовая система не соответствует реальным бизнес-процессам.

Предпроектное обследование позволяет избежать этих рисков, сделав проект прозрачным и управляемым.

Основные задачи предпроектного обследования

1. Анализ бизнес-процессов и существующей системы учёта

На этом этапе специалисты анализируют, как фактически работает компания: каким образом оформляются заказы, поступления, перемещения, как ведётся бухгалтерский и управленческий учёт, какие документы используются, как формируются отчёты.

Формируется описание текущих процессов («AS IS»), выявляются узкие места, дублирование функций, несогласованность между подразделениями.

В ходе анализа проводится интервьюирование сотрудников, изучаются регламенты, формы документов, схемы документооборота.

Результатом становится объективная картина текущего состояния компании.

2. Формирование целевой модели «как должно быть» (TO BE)

На основании выявленных проблем и бизнес-целей заказчика формируется будущая модель процессов — целевая архитектура («TO BE»).

На этом этапе специалисты предлагают варианты оптимизации: автоматизацию ручных операций, упрощение согласований, сокращение документооборота, улучшение аналитики.

Формируется понимание, какие задачи должна решать новая система, какие данные необходимо учитывать и как будет организовано взаимодействие между подразделениями.

Целевая модель служит базой для проектирования и настройки будущего решения на платформе 1С.

3. Определение функциональных требований к системе

На основании анализа формируется перечень функций, которые должны быть реализованы в системе.

Это может включать:

• учёт продаж, закупок, производства, финансов;
• формирование управленческой отчётности;
• интеграции с внешними сервисами (банки, сайты, маркетплейсы, CRM, WMS и т. д.);
• особые алгоритмы расчётов, специфичные для отрасли.

Так формируется структурированное техническое задание, которое ляжет в основу будущего проекта.

Качественно проведённое обследование минимизирует риск «плавающих требований», переработок и конфликтов между участниками проекта.

4. Оценка сроков, бюджета и рисков проекта

На финальном этапе обследования выполняется предварительная оценка сроков и стоимости внедрения.

Аналитики и проектные менеджеры определяют объём задач, оценивают сложность автоматизации, составляют план-график и бюджет.

Это позволяет заказчику принять взвешенное управленческое решение — в каком объёме запускать проект, какие участки автоматизировать в первую очередь, какие — позже.

Что делает команда на этапе предпроектного обследования

Состав участников

В обследовании участвуют специалисты как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика.

Со стороны исполнителя:

• руководитель проекта (PM) — отвечает за организацию работ и коммуникации;
• бизнес-аналитик — проводит интервью, моделирует процессы, формирует требования;
• консультант 1С — анализирует возможности типовой конфигурации, готовит рекомендации по доработкам;
• технический эксперт — при необходимости оценивает интеграции и инфраструктуру.

Со стороны заказчика:

• руководитель проекта клиента — обеспечивает взаимодействие и доступ к данным;
• ключевые пользователи — предоставляют информацию о процессах подразделений;
• ИТ-специалист — отвечает за инфраструктурные вопросы и доступ к системам.

Эффективное обследование возможно только при активном участии представителей заказчика, поскольку именно они обладают полным знанием бизнес-процессов.

Методы и инструменты

В ходе обследования используются современные инструменты анализа:

• интервью и анкетирование сотрудников;
• документирование процессов с помощью схем BPMN, UML;
• матрицы ответственности (RACI) — для определения ролей участников;
• карты интеграций и информационных потоков;
• сравнительные таблицы «AS IS» и «TO BE».

При необходимости специалисты проводят демонстрацию функционала типовой конфигурации 1С, чтобы согласовать ожидания с возможностями платформы.

Что получает заказчик на выходе предпроектного обследования

1. Подробный аналитический отчёт

Главным результатом является отчёт о предпроектном обследовании, включающий:

• описание текущих бизнес-процессов (AS IS);
• целевую модель процессов (TO BE);
• перечень функциональных требований к системе;
• предложения по оптимизации процессов;
• рекомендации по выбору конфигурации 1С и архитектуре решения;
• предварительную оценку сроков, бюджета и рисков внедрения.

Отчёт оформляется в едином стандарте, с приложением схем, таблиц и диаграмм.

Этот документ становится официальным основанием для начала проекта и служит «дорожной картой» как для исполнителя, так и для заказчика.

2. Техническое задание (при необходимости)

В ряде случаев на базе отчёта формируется проект технического задания (ТЗ), описывающий структуру будущей системы, состав доработок, принципы интеграции, отчётность и настройки.

Это сокращает время подготовки к этапу внедрения и обеспечивает чёткое понимание объёма работ.

3. Согласованная архитектура будущей системы

По итогам обследования формируется архитектурная схема, отражающая ключевые блоки системы: управление продажами, закупками, складом, производством, финансами и бухгалтерией, а также внешние контуры — интернет-магазины, CRM, маркетплейсы, платёжные шлюзы и т. д.

4. План-график и оценка ресурсов

Отдельным разделом фиксируются сроки реализации проекта, состав команды, планируемая трудоёмкость и смета.

Таким образом, заказчик получает прозрачное представление о стоимости, этапах и конечных результатах будущей автоматизации.

Почему предпроектное обследование выгодно заказчику

1. Прозрачность и предсказуемость проекта. Заказчик получает чёткий план и может контролировать каждый этап внедрения.
2. Минимизация рисков. Выявление «узких мест» до старта проекта позволяет избежать переработок, задержек и непредвиденных расходов.
3. Экономия бюджета. Точное определение требований снижает объём доработок и избыточной функциональности.
4. Единое понимание целей. Все участники проекта — руководство, пользователи, разработчики — действуют по согласованному сценарию.
5. Повышение эффективности бизнес-процессов. Уже на этапе обследования выявляются возможности оптимизации: устранение дублирующих операций, автоматизация учёта, сокращение ручного ввода данных.
6. Ускорение внедрения. Хорошо подготовленное обследование позволяет значительно сократить время на настройку и тестирование системы.

Типичные ошибки и мифы о предпроектном обследовании

«Это просто формальность»

Многие заказчики воспринимают обследование как бюрократическую процедуру. На практике же именно этот этап определяет успех или провал проекта.

Отсутствие анализа бизнес-процессов приводит к тому, что система настраивается «вслепую», а пользователи сталкиваются с неудобным или неполным функционалом.

«Мы и так всё знаем о своих процессах»

Часто внутри компании нет единого понимания, как именно работают процессы. Каждый отдел описывает их по-своему, что приводит к противоречиям.

Внешний аналитик обеспечивает объективный взгляд и систематизацию информации.

«Лучше начать сразу внедрять — время дороже»

Отказ от обследования ради экономии времени почти всегда оборачивается задержками на поздних этапах, переработками и ростом бюджета.

Как показывает практика, каждая «сэкономленная» неделя в начале проекта превращается в месяц дополнительных работ после запуска.

«Можно обойтись без аналитика — пусть консультант сразу настраивает»

Без аналитика консультант вынужден самостоятельно интерпретировать бизнес-требования, что повышает риск ошибок.

Профессиональный бизнес-аналитик служит мостом между пользователями и разработчиками, формулируя требования на понятном для обеих сторон языке.

Этапы предпроектного обследования на практике

1. Подготовительный этап

Главная задача — организовать процесс обследования так, чтобы все участники понимали цели, сроки и формат взаимодействия.

На этом этапе выполняется:

• формирование рабочей группы со стороны заказчика и исполнителя;
• определение границ обследования (например, только производственный контур или вся компания целиком);
• согласование графика интервью и перечня подразделений, которые будут участвовать;
• сбор и анализ исходных данных — организационной структуры, внутренних регламентов, учётных форм, отчётности, текущих проблемных зон.

Пример: в компании-производителе мебели аналитик заранее получает от заказчика шаблоны производственных заказов, маршрутных карт и спецификаций, чтобы на встречах не тратить время на поиск документов.

Цель этапа: создать единое понимание задач обследования, определить приоритеты и подготовить участников к последующим шагам.

2. Сбор информации

Это самый насыщенный и контактный этап.

Бизнес-аналитик встречается с ключевыми пользователями — руководителями подразделений, бухгалтерами, технологами, менеджерами по продажам, специалистами склада, логистами.

Используемые методы:

• индивидуальные и групповые интервью;
• анкетирование;
• наблюдение «в полях» — изучение, как сотрудники реально выполняют операции;
• анализ действующих форм документов и отчётности.

Пример: при обследовании торговой компании аналитик может наблюдать процесс оформления розничной продажи: от поступления клиента в зал до проведения кассового чека и формирования отчёта о выручке. Это позволяет увидеть реальные отклонения от инструкций.

Результат: фиксируются текущие процессы (AS IS), выявляются проблемные зоны: дублирование ввода данных, ручные расчёты, использование Excel вместо системы, задержки в обмене между отделами.

3. Моделирование и анализ

После сбора информации аналитик приступает к структурированию и моделированию.

Здесь формируются схемы бизнес-процессов в нотациях BPMN или IDEF0, описываются потоки данных, роли, точки контроля и взаимодействия подразделений.

Основные задачи:

• построить полную картину текущего состояния (AS IS);
• определить неэффективные участки — лишние согласования, ручные операции, дублирование данных;
• предложить целевую модель (TO BE), отражающую оптимизированные процессы с учётом возможностей 1С:ERP;
• разработать рекомендации по изменению организационной структуры или ролей пользователей в системе.

Пример: в производственной компании может быть предложено заменить бумажные маршрутные листы электронными, чтобы снизить ошибки и повысить прозрачность планирования.

Результат: подробно описанные модели процессов «как есть» и «как должно быть», а также перечень функциональных требований к будущей системе.

4. Подготовка отчёта и согласование

Далее наступает аналитический и коммуникационный этап, когда все собранные данные и выводы оформляются в единый отчёт.

Структура типового отчёта:

1. Краткое описание компании и цели проекта.
2. Анализ текущего состояния процессов.
3. Проблемные зоны и риски.
4. Предложения по оптимизации.
5. Целевая модель (TO BE) — схемы, таблицы, диаграммы.
6. Рекомендации по архитектуре системы.
7. Оценка сроков и трудоёмкости внедрения.

Пример: если в ходе обследования выясняется, что бухгалтерия и отдел продаж ведут учёт в разных базах, в отчёте может быть предложено объединить их в единую конфигурацию 1С:ERP с разграничением прав доступа.

После формирования отчёта аналитик проводит презентацию результатов для руководства заказчика: обсуждаются ключевые выводы, согласовываются приоритеты и финализируются требования.

Цель этапа: достичь единого понимания между заказчиком и исполнителем — какой должна быть будущая система и в каком направлении двигаться.

5. Утверждение результатов и переход к проектированию

Это завершающая стадия предпроектного обследования, в ходе которой отчёт утверждается обеими сторонами и служит официальным основанием для начала внедрения.

Выполняется:

• утверждение итогового отчёта или технического задания;
• фиксация границ проекта, бюджета и сроков;
• формирование дорожной карты реализации;
• подготовка к следующему этапу — проектированию и настройке системы 1С.

Пример: в крупной торговой сети после обследования формируется график внедрения поэтапно: сначала — складской контур, затем — бухгалтерия, потом интеграция с интернет-магазином.

Результат: чёткий, согласованный документ, по которому обе стороны могут двигаться дальше без недопониманий.

Он становится основой договора на внедрение и гарантией прозрачности проекта.

Заключение

Предпроектное обследование — это неотъемлемый и стратегически важный этап внедрения 1С.

Оно позволяет построить проект на прочном фундаменте понимания бизнеса, чётких требований и согласованных решений.

Инвестиции в обследование окупаются многократно: сокращаются сроки внедрения, повышается точность планирования, минимизируются риски.

Компания, прошедшая этот этап грамотно, получает не просто систему учёта, а эффективный инструмент управления, отражающий её реальные процессы и цели развития.

Вопросы и ответы

Сколько времени занимает предпроектное обследование?

Продолжительность зависит от масштаба компании и сложности процессов. Для малого бизнеса обследование может занять 3-5 дней, для среднего предприятия — 1-2 недели, для крупных холдингов с разветвленной структурой — 3-4 недели. Важно не торопиться и провести анализ качественно, так как это залог успешного внедрения.

Можно ли пропустить предпроектное обследование для экономии бюджета?

Технически — да, но это крайне не рекомендуется. Экономия на обследовании обычно приводит к значительному перерасходу средств на этапе внедрения. Без четкого понимания процессов возникают многочисленные доработки, переделки и конфликты с пользователями. Как показывает практика, каждый рубль, сэкономленный на обследовании, оборачивается 3-5 рублями дополнительных затрат на исправление ошибок.

Кто должен участвовать в обследовании со стороны заказчика?

Обязательно должны участвовать: руководитель проекта от заказчика, ключевые пользователи из всех затрагиваемых подразделений (бухгалтерия, отдел продаж, склад, производство), IT-специалист. Важно, чтобы участники имели полномочия принимать решения и глубоко понимали свои бизнес-процессы.

Что делать, если в ходе обследования выявляются серьезные проблемы в бизнес-процессах?

Это нормальная ситуация. Опытный аналитик не только фиксирует проблемы, но и предлагает конкретные пути их решения в целевой модели (TO BE). Часто именно в ходе обследования компания получает ценнейшие рекомендации по оптимизации процессов еще до начала автоматизации. Эти insights могут значительно повысить эффективность бизнеса независимо от внедрения 1С.

Обязательно ли формализовывать результаты обследования в виде отчета?

Да, это критически важно. Отчет служит официальным документом, который фиксирует договоренности между заказчиком и исполнителем. Он предотвращает недопонимание в будущем, служит основанием для формирования ТЗ и защиты бюджета проекта. Без документально зафиксированных результатов обследования проект рискует столкнуться с постоянными изменениями требований и размыванием границ.