1С:Документооборот

Автоматизация процессов работы с документами

Регламентация управленческой деятельности

Контроль исполнения задач (поручений)

«1С:Документооборот» – это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников.

Ключевые преимущества

Преимущества новой редакции «1С:Документооборот» 3.0:

Учёт и хранение документов

Ведение номенклатуры дел бумажных и электронных документов организации по трём типам структурирования: производственно-отраслевой, структурный и функциональный.

Управление маршрутизацией

«Умная» маршрутизация — пропускает действия без участников, позволяет настроить алгоритмы перехода на подписание с различными результатами согласования, пропустить отключённые действия.

Совместная работа

Настройка правил коммуникаций, которые позволяют настраивать гибкие ограничения для участников действий в зависимости от ранга и подчинённости сотрудников организации.

Контроль работы

Управление проектами по контрольным точкам, разделённым по уровням контроля, с проведением еженедельной оценки вероятности успешного прохождения каждой контрольной точки.

Автоматическое отслеживание документов с истекающим сроком действия

1С:Документооборот автоматически отслеживает документы с истекающим сроком действия и оповещает об этом ответственных лиц теперь не только по электронной почте, но и по СМС, сообщением в чат, окном, в центре уведомлений и др.

Интерфейс программы

Готовые рабочие столы с преднастроенным составом команд и виджетами — готовыми информационными блоками, работающими по новым технологиям платформы «1С:Предприятие 8».

Получите расчет вашего проекта

все решения по автоматизации полностью индивидуальны и оцениваются адресно, исходя из ваших задач

Возможности

Функциональные возможности 1С:Документооборот

Создание договоров и сопроводительной документации по шаблонам. Отслеживание процессов согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств и наличие сопроводительных документов.

Подсистема предоставляет следующие возможности:

Поддерживается автоматическое заполнение файлов договоров. При наличии шаблона MS Word и Open Office текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки;
Можно учитывать договоры, заключённые более чем с двумя сторонами. Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор;
Учёт сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия ответственный уведомляется автоматически;
Контроль возврата и передачи. В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. Программа автоматически отслеживает ожидаемый срок возврата от контрагента и уведомляет ответственного, если документ не возвращен вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом;
Планирование и исполнение проектных задач. План проекта состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей задач, календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project.

Оформление документов в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживание изменений и версий каждого документа, контроль качества подготовки и местонахождения бумажных экземпляров, сканирование документации. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.

Для управления документами программа предлагает следующий функционал:

Учёт входящей и исходящей корреспонденции, ОРД. Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте);
Контроль исполнения. Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован»;
Контроль документов. Ответственный может контролировать возврат документов или исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы контрагентам;
Электронная подпись. Поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная;
Потоковое сканирование и штрихкодирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском;
Архивное хранение и поиск. В системе можно отразить передачу дел в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истёк.

Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.

Эффективное управление процессами достигается за счёт:

Предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям;
Возможности настроить процессы так, чтобы они запускались программой автоматически без каких-либо действий со стороны пользователей;
Иерархии и истории процессов. Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть прямо из карточки документа и увидеть: кто сейчас работает с документом, какие процессы и задачи запущены по документу, какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
Контроля процессов. Любой процесс можно поставить на контроль. Процесс, в карточке которого указан Контролер, ставится на контроль автоматически. Предметы (документы, файлы и т. п.) процессов наследуют признак контроля от процессов;
Мониторинга процессов. Автоматическая служба мониторинга процессов сама отслеживает и контролирует более 100 показателей по всем процессам, например: время просрочки, количество просроченных процессов, число циклов согласований, средние трудозатраты и другие;
Анализа процессов через отчёты, например: список всех просроченных задач, количество незавершённых процессов, число дней бездействия по каждому не закрытому документу.

Система позволяет работать с электронной почтой напрямую, допускается использование нескольких почтовых ящиков. Возможна постановка задач и поручений из электронной почты, включение переписки в информацию по документу, прикрепление письма к задачам. Отправка документов в один клик.

Программа включает в себя следующие функции:

Автоматическая обработка почты. Правила автоматической обработки писем легко настраиваются самими сотрудниками и заметно повышают эффективность работы;
Хранение истории переписки. История переписки ведется программой автоматически и открывается в один клик. Письма попадают не только в почтовую историю переписки, но и в историю переписки по документам, вместе с входящими и исходящими документами. Таким образом из карточки документа можно в один клик поднять всю корреспонденцию и электронную почту по нему;
Привязка писем к документам и другим объектам системы. Благодаря этому из письма можно быстро записать документ, который сразу будет заполнен данными из этого письма. И наоборот, из документа можно создать письмо, которое сразу будет заполнено всеми данными из этого документа. После этого историю переписки можно посмотреть не только в почте, но и из карточки договора;
Поиск писем. Быстрый поиск прямо в списке моментально находит письма, например, по адресату, теме, тексту (как самого письма, так и вложений). Часто используемые условия поиска можно сохранить как специальные папки, чтобы они всегда были под рукой. Поиск писем по реквизитам ищет по 18 условиям и находит точно то, что вам нужно;
Контроль отправки писем. Программа сама проверяет все отправляемые письма и выдает предупреждения, если намечается отправка письма слишком большому числу адресатов, пересылка внутренней переписки внешнему получателю и другое.

Система позволяет анализировать затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывать затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планировать загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря.

Прикладное решение обладает следующими преимуществами:

Личные и общие календари. Окно «Мой календарь» - персональный инструмент планирования времени. Записи в календарь можно заносить вручную или создавать по источникам;
Учет отсутствий сотрудников. Предусмотрена возможность отмечать отсутствие сотрудников на рабочем месте. Отметить отсутствие можно и за себя, и за другого сотрудника. При этом указывается время и причина отсутствия (например, командировка или отпуск), список замещающих сотрудников и вводятся прочие примечания, которые помогут коллегам спланировать работу с вами;
Ежедневные отчеты. В конце рабочего дня сотрудники быстро заполняют простой ежедневный отчет, в котором указывают: общую длительность рабочего дня; описание работ; вид и длительность работ; проект, в рамках которого работы выполнялись;
Автоматический учет трудозатрат. Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Например, письмо, документ, файл, мероприятие, проект, проектная задача. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности. При выполнении задачи программа может сама запрашивать трудозатраты на нее;
Анализ трудозатрат. Руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям. Красным цветом отображаются отчеты, в которых суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня. Трудозатраты, отнесенные на проект, позволяют также отслеживать расхождение плановых и фактических трудозатрат по проекту.

Система позволяет выполнять документационное обеспечение проектной деятельности, отслеживать переписку, контактировать с другими участниками. Контролировать исполнение задач и получать аналитику о ходе выполнения проектов.

Программа предоставляет следующие возможности:

Учет данных в разрезе проектов. Для основных объектов программы (документы, файлы, мероприятия, письма, процессы) можно указать, к какому проекту они относятся. Это используется для поиска и группировки данных, учета рабочего времени. Из карточки проекта можно перейти к его объектам, например, ко всем документам по проекту;
Планирование и исполнение проектных задач. План проекта состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project;
Исполнение проекта. Выполнение проектных задач осуществляется при помощи процесса «Исполнение». При создании процесса на основании проектной задачи в нем заполняются сроки и исполнители. При старте процесса по проектной задаче она автоматически отмечается как начатая, при завершении процесса — как выполненная. Таким образом программа помогает автоматизировать исполнение проекта, контролировать исполнение проектных задач и проекта в целом;
Диаграмма Ганта — это инструмент для графического представления плана проекта. В диаграмме можно изменить сроки проектных задач путем перетаскивания отрезков мышью. Каждая полоса на диаграмме Ганта — это отдельная задача в составе проекта. Окрашенные разными цветами отрезки диаграммы Ганта, показывают различное состояние задач;
Учет трудозатрат по проектам. Трудозатраты на процессы, запущенные по проекту, автоматически списываются на этот проект. Все трудозатраты видны в карточке проекта / проектной задачи.

Прикладное решение позволяет бронировать помещения и своевременно оповещать участников о месте и времени проведения мероприятия. Система автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберёт время проведения мероприятия, удобное для всех участников. Контролируйте исполнение пунктов протоколов, участвуйте в коллективных обсуждениях и голосованиях на форуме. Анализируйте успешность мероприятий с помощью отчетов.

Основные возможности для совместной работы:

Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий. Например, для протокольных мероприятий: ведется протокол (в таблице, файлом или отдельным документом), предусмотрены шаги по согласованию и исполнению протокола, в том числе и по отдельным пунктам;
Бронирование помещений. Инструмент бронирования помещений помогает сотрудникам быстро найти нужное помещение и зарезервировать его;
Проведение мероприятий. Проводите мероприятие и фиксируйте присутствующих и отсутствующих участников на мероприятии. Указывайте фактическое время каждого мероприятия и фиксируйте фактическое время, затраченное на каждый пункт программы. Ведите протокол мероприятия в виде принятых по каждому пункту программы решений;
Наличие форума. Сотрудники могут создавать новые темы форума и участвовать в их обсуждении. Отвечая в форуме можно цитировать, прикладывать файлы, схемы, фотографии, устраивать голосования.

Программу «1С:Документооборот» можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8».

Интеграция предоставляет следующие возможности:

Девять механизмов интеграции: веб-сервисы, RESTful API, HTTP, COM, внешние источники данных, XML, e-mail, FTP, обмен данными;
Семь уже готовых инструментов интеграции: загрузка файлов, готовые правила обмена, готовые планы обмена, БИД (Библиотека Интеграции с Документооборотом), СВД (Система Внешнего Документооборота), ЭДО, универсальный обмен данными в формате XML;
Решение интеграционных задач: ручной обмен, автоматическая синхронизация, территориально распределённые системы, бесшовная интеграция;
Бесшовная интеграция позволяет из интерфейса другой конфигурации: работать с задачами, согласовывать документы, вести переписку по документам, вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам, учитывать трудозатраты сотрудников.

Скриншоты

Результат работы

Из первых уст о нашей работе

Отзывы

Партнером по реализации проекта была выбрана компания «Дельта-Плюс», имеющая более чем 10-летний успешный опыт внедрения комплексных решений фирмы «1С» на производстве. Важную роль при выборе подрядчика сыграла возможность сократить затраты на внедрение, поскольку специалисты компании ориентированы на решение задач заказчика с максимальным использованием типового функционала 1С».

Сотрудничество с компанией «Дельта-Плюс» позволило успешно решить поставленные задачи, выполнить внедрение системы в кратчайшие сроки и с минимальным отрывом специалистов ОАО «БЛМЗ» от производства, сократить затраты на внедрение за счет реализации всех необходимых функций без изменения стандартной конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП».

По результатам проекта, руководство ОАО «БЛМЗ» приняло решение продолжить сотрудничество с компанией «Дельта-Плюс» в части комплексной автоматизации бизнес-процессов завода на платформе «1С:Предприятие 8».

На наш выбор АПК «Дельта-Плюс: Инвентаризация ценностей» главным образом повлияли следующие особенности продукта:

Комплексное решение, готовое к работе (в составе АПК оптимально подобраны программа по штрихкодированию основных средств, ТМЦ предприятия, оборудование для печати и сканирования штрихкодов, расходные материалы). Возможность доработки программной части решения в соответствии с требованиями ЦАСПТР «ЭПРОН». Готовность исполнителя провести комплексное внедрение «под ключ», с проведением работ по маркировке ОС и ТМЦ, первичному заполнению базы данных, подготовке отчетности по результатам инвентаризации.

Успех автоматизации зависит от эффективного взаимодействия заказчика и исполнителя. Со стороны заказчика необходима активная поддержка проекта на высшем уровне. Важным фактором успеха является наличие у исполнителя многолетнего опыта реализации крупных комплексных проектов, глубокое понимание задач и отраслевой специфики заказчика. Совместная работа с компанией Омега-Плюс позволила нам реализовать столь масштабный проект и получить ожидаемый результат.

Выбор решения «OmegaPlus: Коннектор Microsoft Dynamics CRM — 1С» позволил выполнить поставленные задачи. Теперь руководители и менеджеры по продажам получают оперативную информацию о текущей ситуации по оплатам и задолженностям в разрезе договоров, клиентов напрямую из Microsoft Dynamics CRM. Рекомендуем решение «OmegaPlus: Коннектор Microsoft Dynamics CRM — 1С» другим компаниям.

В результате сотрудничества с компанией ООО «Дельта-Плюс» удалось решить все имевшиеся у нас вопросы по работе с системой «1С:ERP Управление предприятием 2». Консультации проводились оперативно и всегда были результативными.

Группа компаний «Омега-Плюс»/«Дельта-Плюс» — деловой партнер ЗАО «Первая Домостроительная компания» с 2005 года. За весь этот период работы сотрудники «Омега-Плюс»/«Дельта-Плюс» с успехом решают все разнообразие задач, выставляемое Заказчиком. Результат их труда соответствует высоким профессиональным требованиям. Тесным партнерским отношениям, сложившимся между нашими компаниями, в немалой степени способствует высокий уровень культуры общения, который присущ руководящим работникам, также хочется отметить эффективную работу специалистов и оперативность выполнения заданий.

Рекомендуем компанию «Омега-Плюс»/«Дельта-Плюс» как надежного партнера по внедрению программного решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Компания ЗАО «Мастер Металл» получает оперативное и качественное обслуживание информационной системы на базе «1С: УПП 8», включая установку обновлений, устранение ошибок, настройку и развитие функционала 1С. Рекомендуем компанию ОМЕГА-ПЛЮС в качестве высокопрофессионального и надежного партнера в сфере сопровождения автоматизированных систем на платформе «1С: Предприятие 8».

Совместная работа со специалистами «Дельта-Плюс» позволила получить в системе необходимые новые возможности для учета и контроля в группе компаний при оптимальном соотношении функциональность / стоимость. Готовы рекомендовать услуги специалистов «Дельта-Плюс» другим компаниям.

Совместная работа со специалистами «Дельта-Плюс» обеспечивает системное решение всех возникающих вопросов. Разработка и внедрение дополнительной функциональности «1С: УПП 8» делают работу сотрудников Группы Компаний более удобной и оперативной. Компания ООО «КВ Терминал» получает профессиональное обслуживание корпоративной информационной системы на базе «1С:Управление производственным предприятием 8» и рекомендует компанию «Дельта-Плюс» для выполнения аналогичных задач на крупных предприятиях.

«Осуществляется постоянная поддержка программного продукта высококвалифицированными сотрудниками.

Сопровождение 1С организовано в режиме онлайн, это позволяет оперативно решать все возникающие вопросы при работе с информационной системой в такой крупной распределенной компании, как «Апогей-Металл».

Готовы рекомендовать услуги специалистов «Дельта-Плюс» другим компаниям».

«В результате сотрудничества с «Дельта-Плюс» группа компаний «САЙКОМ» получила преимущества использования единой информационной системы управления торговлей, с проработанными методиками и регламентами, с оперативным доступом к управленческой отчетности по группе компаний. Необходимые доработки стандартной конфигурации были выполнены на высоком профессиональном уровне с использованием нетривиальных решений».

В процессе совместной работы со специалистами «Дельта-Плюс» нам понравились: своевременное решение возникающих вопросов и задач, компетентность сотрудников, вежливость и отзывчивость.

Благодаря возможностям типового функционала программы «1С:Бухгалтерия 8» и профессиональной работе команды «Дельта-Плюс» мы получили инструмент, с помощью которого мы улучшили качество ведения бухгалтерского и налогового учета, ускорили подготовку регламентированной отчетности. Готовы рекомендовать услуги «Дельта-Плюс» другим компаниям».

Сотрудничество с компанией «Дельта-Плюс» обеспечивает ускоренное решение всех возникающих вопросов за счет возможности: в течение 10 минут получить отклик на запрос пользователя, решать большинство задач путем удаленного подключения к информационной базе 1С, при сохранении полной конфиденциальности данных, получать оперативные консультации специалистов 1С с профессиональным знанием бухгалтерского учета, кадрового учета и расчета заработной платы.

Подтверждаем, что сопровождение информационной системы ООО ТД «Промстрой РЕСУРС», включая установку обновлений, устранение ошибок, настройку и развитие функционала 1С, выполняется на высоком профессиональном уровне. Рекомендуем компанию «Дельта-Плюс» для решения аналогичных задач на предприятиях, использующих автоматизированные системы 1С.

Мы благодарны специалистам Омега-Плюс за профессиональную и качественную работу. Они не просто предложили изменения и дополнения к уже существующей информационной системе, а сделали так, чтобы результат автоматизации с использованием решения «Комиссионная торговля» оправдал ожидания руководства и бухгалтерии КБ Груп.

Компании «Дельта-Плюс» удалось достаточно оперативно выполнить настройки системы и без потерь перенести необходимые данные из действующей системы в новую базу «1С:ERP».